Handelsbetingelser - FastFaktura

1. Anvendelse og aftalegrundlag

1.1 Disse handelsbetingelser gælder for al brug af FastFaktura og er en del af den serviceaftale, der indgås mellem FastFaktura og Kunden.

1.2 Handelsbetingelserne finder anvendelse på al levering af FastFakturas tjenester, medmindre andet er skriftligt aftalt. Kundens egne indkøbsbetingelser finder ikke anvendelse.

1.3 Aftalen er indgået på erhvervsmæssige vilkår (B2B). Forbrugeraftaleloven finder ikke anvendelse.

2. Tjenestens indhold

2.1 FastFaktura er en cloud-baseret SaaS-løsning til fakturering, arbejdskortsstyring og kundehåndtering, målrettet autoværksteder.

2.2 Tjenesten giver adgang til systemet via webbrowser og inkluderer:

• Oprettelse og afsendelse af fakturaer
• Arbejdskortsstyring og kalenderplanlægning
• Kundekartotek og køretøjsoversigt
• PDF-generering og e-mailafsendelse af fakturaer
• Registrering af reservedele fra leverandørfakturaer
• Integration til regnskabsprogrammet e-conomic (valgfri)

2.3 FastFaktura forbeholder sig ret til løbende at tilpasse og forbedre tjenestens funktioner. Væsentlige ændringer, der forringer Kundens brug, varsles med mindst 30 dages skriftlig meddelelse.

3. Prismodeller og betaling

Model A - Abonnement

3.1 Abonnement koster 1.000 kr. pr. måned ekskl. moms og giver ubegrænset adgang til alle funktioner og ubegrænsede fakturaer.

3.2 Abonnementet faktureres forud hver måned. Første faktura udstedes ved aftalens indgåelse.

Model B - Fakturagebyrer

3.3 Kunden betaler 20 kr. pr. afsendt faktura ekskl. moms. Der er ingen fast månedlig abonnementsomkostning.

3.4 Gebyrer opgøres løbende og faktureres månedligt bagud.

Fælles betalingsvilkår

3.5 Betaling skal ske senest 14 dage fra fakturadato. Ved forsinket betaling beregnes renter i henhold til renteloven fra forfaldsdato.

3.6 Alle priser er eksklusiv moms. FastFaktura forbeholder sig ret til at regulere priserne med minimum 60 dages varsel. Prisregulering anses som væsentlig ændring og giver Kunden ret til at opsige aftalen uden varsel inden ændringens ikrafttrædelse.

4. Aftaleperiode og opsigelse

4.1 Aftalen er løbende med en måneds opsigelsesvarsel til udgangen af en måned, regnet fra den dato opsigelsen modtages skriftligt.

4.2 Opsigelse skal ske skriftligt til filip@lauto.dk.

4.3 FastFaktura kan opsige aftalen med øjeblikkelig virkning ved væsentlig misligholdelse fra Kundens side, herunder manglende betaling trods rykker.

4.4 Ved opsigelse ophører Kundens adgang til tjenesten ved aftalens udløb. Kunden har adgang til at eksportere egne data i aftalens løbetid og i 30 dage efter opsigelse.

5. Tredjepartsafhængigheder og driftsafbrydelser

5.1 FastFaktura anvender eksterne tredjepartstjenester til levering af dele af platformen, herunder:

5.2 FastFaktura kan ikke holdes ansvarlig for driftsafbrydelser, forsinkelser eller tab af funktionalitet som følge af nedbrud, fejl eller ændringer hos disse tredjepartsleverandører.

5.3 FastFaktura bestræber sig på at informere Kunden om kendte driftsafbrydelser og vil arbejde aktivt på at genetablere fuld funktionalitet hurtigst muligt.

5.4 Hvis fakturaer ikke kan sendes elektronisk som følge af tredjepartsnedbrud, kan Kunden downloade fakturaer som PDF og fremsende disse manuelt til sine kunder.

6. Ansvarsbegrænsning

6.1 FastFaktura er ikke ansvarlig for indirekte tab, herunder driftstab, tabt fortjeneste, tab af data, goodwill-tab eller andre følgeskader af nogen art - uanset om FastFaktura er gjort bekendt med muligheden for sådanne tab.

6.2 FastFakturas samlede erstatningsansvar over for Kunden er under alle omstændigheder begrænset til et beløb svarende til 3 måneders betaling for den pågældende Kundes aftale, beregnet ud fra gennemsnittet af de seneste 3 måneder forud for skadens opståen.

6.3 Ansvarsbegrænsningerne i pkt. 6.1 og 6.2 gælder ikke ved forsæt eller grov uagtsomhed fra FastFakturas side.

7. Kundens forpligtelser

7.1 Kunden er ansvarlig for korrekt brug af tjenesten, herunder at fakturaer, registreringer og øvrige data er lovlige og nøjagtige.

7.2 Kunden er ansvarlig for at opbevare login-oplysninger forsvarligt og straks underrette FastFaktura ved mistanke om uautoriseret adgang.

7.3 Kunden må ikke videresælge, overdrage eller på anden måde stille tjenesten til rådighed for tredjeparter uden FastFakturas skriftlige samtykke.

8. Immaterielle rettigheder

8.1 Alle rettigheder til FastFaktura-platformen, herunder software, design og dokumentation, tilhører FastFaktura. Kunden opnår alene en ikke-eksklusiv brugsret i aftalens løbetid.

8.2 Data som Kunden registrerer i systemet tilhører Kunden. FastFaktura behandler disse data som databehandler i overensstemmelse med databehandleraftalen i Bilag 1.

9. Force majeure

9.1 FastFaktura er ikke ansvarlig for manglende opfyldelse af sine forpligtelser, hvis dette skyldes forhold uden for FastFakturas rimelige kontrol, herunder men ikke begrænset til: strømsvigt, naturkatastrofer, strejker, myndighedspåbud, cyberangreb, eller nedbrud hos tredjepartsleverandører.

9.2 FastFaktura underretter Kunden hurtigst muligt om force majeure-situationer og bestræber sig på at begrænse virkningerne heraf.

10. Lovvalg og værneting

10.1 Disse handelsbetingelser er underlagt dansk ret.

10.2 Tvister søges løst i mindelighed. Kan enighed ikke opnås, afgøres tvisten ved Retten i Aarhus som rette værneting.

Bilag 1 - Databehandleraftale

Denne databehandleraftale er indgået mellem Kunden (den dataansvarlige) og FastFaktura (databehandleren) som en del af handelsbetingelserne og træder i kraft, når Kunden accepterer disse.

1. Formål og instruks

1.1 FastFaktura behandler personoplysninger på vegne af Kunden udelukkende med det formål at levere tjenesten beskrevet i pkt. 2 i handelsbetingelserne og kun efter Kundens dokumenterede instruks. Kundens brug af tjenesten og de funktioner, der er beskrevet her, udgør Kundens instruks.

1.2 FastFaktura underretter Kunden, hvis FastFaktura mener, at en instruks er i strid med databeskyttelsesreglerne.

2. Oplysninger og registrerede

2.1 Behandlingen omfatter følgende kategorier:

• Kundens kunder: navn, adresse, e-mail, telefonnummer, CVR-nummer, nummerplader og køretøjsoplysninger samt fakturaer og arbejdskort
• Kundens medarbejdere: navn, e-mail, rolle, login-oplysninger og registreret arbejdstid

2.2 FastFaktura behandler ikke følsomme personoplysninger (GDPR artikel 9) og Kunden skal undlade at registrere sådanne i fritekstfelter.

3. Sikkerhed

3.1 FastFaktura implementerer passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, herunder adgangsstyring pr. rolle, adskillelse af data mellem værksteder, krypteret forbindelse (TLS), hashede adgangskoder og begrænsning af antal loginforsøg.

3.2 Alle personer hos FastFaktura med adgang til oplysningerne er underlagt tavshedspligt.

4. Underdatabehandlere

4.1 Kunden giver generel godkendelse til de underdatabehandlere, der er anført i pkt. 5.1 i handelsbetingelserne. FastFaktura sikrer, at underdatabehandlere er underlagt samme databeskyttelsesforpligtelser som i denne aftale, og forbliver ansvarlig for deres behandling.

4.2 FastFaktura varsler Kunden mindst 30 dage før tilføjelse eller udskiftning af en underdatabehandler. Kunden kan gøre indsigelse inden for varslet, og kan opsige aftalen uden yderligere varsel, hvis parterne ikke kan nå til enighed.

4.3 Data opbevares i en EU-region. Overførsel til lande uden for EU/EØS sker kun på grundlag af et gyldigt overførselsgrundlag, fx EU's standardkontraktbestemmelser.

5. Bistand til Kunden

5.1 FastFaktura bistår, så vidt muligt, Kunden med at besvare anmodninger fra registrerede om indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet og indsigelse. Kunden kan selv eksportere og rette data i tjenesten.

5.2 FastFaktura bistår Kunden med at overholde forpligtelserne i GDPR artikel 32-36 under hensyn til behandlingens karakter og de oplysninger, FastFaktura har adgang til.

6. Brud på persondatasikkerheden

6.1 FastFaktura underretter Kunden uden unødig forsinkelse og senest inden for 48 timer efter at være blevet bekendt med et brud på persondatasikkerheden, med de oplysninger Kunden har brug for til at kunne anmelde bruddet til Datatilsynet.

7. Sletning og tilbagelevering

7.1 Ved aftalens ophør kan Kunden eksportere sine data i 30 dage, jf. pkt. 4.4 i handelsbetingelserne. Herefter sletter FastFaktura Kundens data og eventuelle kopier, medmindre lovgivningen kræver længere opbevaring.

7.2 Kunden er selv ansvarlig for at opbevare regnskabsmateriale i det omfang, bogføringsloven kræver det.

8. Dokumentation og revision

8.1 FastFaktura stiller de oplysninger til rådighed, som er nødvendige for at påvise overholdelse af denne aftale, og giver mulighed for revision, herunder inspektioner, udført af Kunden eller en revisor udpeget af Kunden. Revision varsles med rimeligt varsel og sker for Kundens regning.

9. Ansvar, varighed og kontakt

9.1 Ansvarsbegrænsningerne i pkt. 6 i handelsbetingelserne gælder også for denne aftale. Aftalen gælder, så længe FastFaktura behandler personoplysninger for Kunden.

9.2 Henvendelser om denne aftale rettes til filip@lauto.dk.